Un dossier du personnel ¹ ou dossier administratif est le dossier individuel d’un agent public réunissant tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l’évolution de sa carrière (état civil, arrêté de nomination, de titularisation, d’avancement d’échelon,…). Il peut être géré sur support électronique. Il est interdit d’y mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent.
En vertu du secret médical, aucune information sur la santé de l’agent ne doit non plus y figurer. Seules les suites administratives de l’état de santé peuvent apparaître dans le dossier (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical, …). En revanche, les documents évoquant les faits à l’origine de la sanction ne sont pas retirés. Le dossier individuel est unique : tous les documents concernant l’agent doivent y être rassemblés. Et l’administration ne doit pas constituer un double du dossier.
C’est le délai de 50 ans qui s’applique comme le prévoit le code du patrimoine dans son article L213-2.
Le dossier individuel de l’agent public relève de la protection de la vie privée car il contient des pièces portant une appréciation ou un jugement de valeur. Le délai de communicabilité part de la date de la dernière pièce ajoutée au dossier. La date de décès n’a pas d’impact sur le calcul du délai de 50 ans. En cas de coexistence d’un support électronique avec un support papier, la demande d’accès est valable pour l’ensemble du dossier, quel qu’en soit le support.
La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est également interdite. Cependant, la CADA a récemment examiné, pour la première fois, les règles de communicabilité des documents portant mentions de condamnations ou de sanctions amnistiées. Par son avis n°20161393, la CADA a relativisé la portée de l’article L. 133-11 du code pénal qui en interdit la divulgation. Elle a en effet estimé que le secret imposé par cet article du code pénal n’est pas éternel et que ces documents relèvent des délais déterminés par l’article L. 213-2 du code du patrimoine.
