Question : Nous sommes un service dans un hôpital. Nous allons déménager pour aller dans un autre bâtiment.
Pourriez-vous nous dire comment préparer le déménagement des archives ?
Le service des archives est là pour vous conseiller. Il vous aidera à organiser au mieux le transfert de vos documents lors d’un déménagement de service dans de nouveaux locaux.
Au préalable, assurez-vous qu’il vous sera octroyé suffisamment d’espace ou un espace équivalent de celui dont vous disposez actuellement. Si tel n’est pas le cas, le service des archives doit être contacté rapidement. Il vous aidera à la recherche d’une solution alternative : choix d’un équipement spécifique, mutualisation des locaux d’archives, obtention d’un local plus approprié suite au recensement des besoins, etc.
Le processus préconisé pour gérer au mieux vos archives peut être découpé en 5 étapes.
1- Contacter le service des archives pour un accompagnement personnalisé
Cette étape permettra au service des archives d’être informé d’un changement de local pour vous guider le plus tôt possible dans cette opération si souvent sous-estimée. Il vous conseillera une organisation en fonction de l’importance des archives à déménager, de leur état de conservation et du degré de leur classement.
Après ce premier contact, l’archiviste va se déplacer pour dresser un état des lieux de vos archives et vous conseiller sur la marche à suivre. Il va notamment évaluer avec vous les dossiers nécessitant d’être conservés sur place. Le cas échéant, en fonction des durées de conservation et du sort final, il vous préconisera des éliminations pour réduire les volumes à déménager.
2- Utiliser le tableau de gestion de votre service
Au cours de cette étape, il est essentiel de repérer tous les documents conservés inutilement, c’est-à-dire au-delà de leur durée d’utilité administrative (DUA). Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur le tableau de gestion de votre service qui précise le sort final des documents.
Le tableau de gestion recense l’ensemble des documents utilisé au sein d’un service, qu’ils soient produits ou reçus. Il indique, pour chaque typologie documentaire, s’il doit être conservé ou éliminé à l’issue de la DUA.
Si le tableau de gestion est inexistant, selon le temps dont il dispose, l’archiviste pourra le rédiger en collaboration avec le personnel de votre service. Au contraire, si par manque de temps, il n’est pas possible de le réaliser, l’archiviste définira par types de documents ceux qui, en priorité peuvent être éliminés et éviter ainsi à devoir tout déménager dans le nouveau local.
3- Que faire en cas d’élimination ?
Si vos documents sont à éliminer, vous pouvez les conditionner en suivant les préconisations du service des archives. Au préalable, vous aurez rempli un bordereau d’élimination selon les modalités définies par votre service des archives.
Ce bordereau sera contrôlé et signé par l’archiviste de votre établissement. Il sera transmis pour visa aux Archives départementales dans le cadre du contrôle scientifique et technique des archives publiques. Aucune destruction ne doit être pratiquée sans l’obtention de ces deux accords.
4- Que faire en cas de versement au service des archives ?
Si vos documents sont à verser au service des archives parce qu’ils nécessitent d’être conservés sur la longue durée voire indéfiniment, il est nécessaire de les conditionner proprement dans des boites à archives. Il est nécessaire d’en décrire le contenu sur un bordereau de versement qui accompagne le transfert des documents aux archives. Ces bordereaux permettront au service d’archives de prendre en charge vos documents pour ultérieurement vous les communiquer en cas de nécessité.
La procédure de versement peut être obtenue auprès de votre service d’archives.
5- Mise en œuvre pratique du déménagement des archives
Ces éliminations et ces versements réalisés, il vous reste à organiser le déménagement des archives courantes et intermédiaires : pour les uns dans vos futurs bureaux ou au secrétariat et pour les autres, à proximité, dans un local d’archivage.
L’organisation de ce déménagement incombe à votre service qui veillera à ranger les dossiers dans des boîtes à archives, en respectant le plan de classement. Afin d’éviter tout risque de perte, chaque boîte sera identifiée avec un numéro unique, attribué pour la durée du déménagement. Ces numéros seront reportés dans un tableau de transfert, garant de l’ordre dans lequel les unités de conditionnement seront acheminées dans le nouveau bâtiment.
